Positionierung und Datenflüsse
Was Lomeva für Ihre Praxis leistet, welche Grenzen gelten und wie Daten typischerweise fließen
Termine und Lomeva-Kalender
Lomeva ist eine KI-gestützte Telefonassistenz für Arztpraxen, verbunden mit einer Praxissoftware (Desktop, z. B. Lomeva.exe). Weitergeleitete Anrufe werden strukturiert geführt, etwa bei Terminwünschen, Rezeptanfragen und weiteren organisatorischen Anliegen. Vorgänge landen im eigenen Lomeva-Kalender und im Eingang der Software. Ihre MFA prüft am PC, gleicht bei Bedarf mit bestehenden Online-Terminen der Praxis selbst ab und entscheidet mit wenigen Klicks, ohne selbst dauerhaft Telefon zu bedienen oder Nummern zu wählen.
Es besteht keine technische Zwangsanbindung an Google Kalender, Doctolib oder vergleichbare Fremdsysteme. Solche Portale bleiben bei Bedarf Werkzeuge der Praxis. Terminwünsche in Lomeva sind zunächst Wünsche, bis die Praxis sie in der Software annimmt, ablehnt oder einen Alternativtermin vorschlägt. Rückmeldungen an Anruferinnen und Anrufer (z. B. SMS oder Rückruf) erfolgen nach dem mit Ihnen vereinbarten Leistungsumfang.
Was Lomeva nicht ist
- Kein Praxisverwaltungssystem (PVS) und keine Patientenakte. Lomeva erfasst und organisiert strukturierte Anliegen. Die pseudonymisierte Patienten- und Vorgangsverwaltung verbindet nur Vorgänge derselben Praxis. Sie ersetzt nicht Ihre klinische Dokumentation.
- Keine technische Synchronisation mit Google Kalender, Doctolib oder vergleichbaren Fremdsystemen. Abgleiche mit Online-Terminen erledigt die Praxis bewusst selbst.
- Keine ärztliche Entscheidung oder Triage. Lomeva trifft keine medizinische Bewertung und ersetzt weder Leitstelle noch Fachpersonal.
- Kein automatischer Notruf. Hinweise bei Notfällen sind dialoggesteuerte Texte nach Ihren vereinbarten Regeln. Es erfolgt keine automatische Wählung der 112.
- Keine Garantie freier Termine über alle Kanäle (Telefon, Portale, Sekretariat), solange die Praxis parallele Buchungswege selbst führt. Genau deshalb entscheidet die MFA in der Lomeva-Software.
Telefonie, Gespräch und Eingang
Typischer Ablauf im aktuellen Lomeva-Betrieb. Der konkrete Umfang steht in Ihrem Vertrag. Es geht nicht um Twilio oder Telnyx. Die Telefonie läuft über sipgate, die Sprach-KI über Vapi.
- Telefonie (sipgate): Rufnummern und SIP-Anbindung für den Lomeva-Telefonweg liegen bei sipgate (sipgate GmbH, Deutschland). Ihre bekannte Praxisnummer kann bestehen bleiben und per Rufumleitung bzw. Anbindung auf diesen Weg zeigen. Sipgate stellt die Verbindung ins deutsche Telefonnetz her. Anbieterseite: sipgate.de.
- Gespräch (Vapi): Der eingehende Anruf wird an die Sprachplattform Vapi AI übergeben. Dort laufen Spracherkennung, Dialogsteuerung und Sprachausgabe. Aktuell erfolgt diese Verarbeitung typischerweise über Infrastruktur von Vapi mit Bezug zu den USA (Drittland). Lomeva steuert den Assistenten und die Werkzeuge. Anbieterseite: vapi.ai.
- Strukturierte Vorgänge: Terminwünsche und Rezeptwünsche werden vom Assistenten an das Lomeva-Backend (Hosting bei Hetzner in Deutschland) übermittelt und erscheinen in der Lomeva-Software (Kalender und Eingang). Für Automation und Benachrichtigungen kann Make eingebunden sein (make.com). Make kann Daten in der EU und, je nach Konto und Funktion, auch in den USA verarbeiten. Vapi kann für Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme weitere Unterauftragnehmer einsetzen. Die sitzen typischerweise ebenfalls außerhalb der EU, oft in den USA.
- Entscheidung in der Praxis: Die MFA prüft in der Software, gleicht bei Bedarf mit Online-Terminen ab und nimmt an, lehnt ab oder schlägt einen anderen Termin vor. Rezept- und sonstige Vorgänge werden im Eingang abgearbeitet. Weitere offene Vorgänge derselben Person in dieser Praxis werden dazu angezeigt.
- Weiterleitung und Rückmeldung: Andere Anliegen können im Gespräch zur Praxis weitergeleitet werden, sofern das eingerichtet ist. Eine Terminbestätigung geht als SMS oder als Anruf raus, je nach Wahl der Praxis. Ein Terminvorschlag ist ein Anruf. Kommt die SMS nicht an, folgt ein Anruf. Geht auf dem Handy niemand ran oder bricht der Anruf ab, folgt eine SMS mit der Rückrufnummer der Praxis. Eine Antwort per SMS ist nicht vorgesehen. Festnetz bleibt beim Anruf. Der SMS-Versand läuft über Hetzner in Deutschland, der Anruf über sipgate und Vapi.
Website und Backend: Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein, Domain www.lomeva.de. Welche Daten genau verarbeitet werden, hängt von Ihrer Konfiguration und dem vereinbarten Leistungsumfang ab.
Pseudonymisierte Patienten- und Vorgangsverwaltung
Lomeva legt keine Patientenakte an und zeigt kein Patientenprofil. Mehrere Vorgänge derselben Person,
etwa zwei Termine und zwei Rezepte, sollen in der Praxis trotzdem als zusammengehörig erkennbar sein.
Dafür vergibt das Backend eine zufällige Kennung, zum Beispiel PAT-8F29A1.
Die Kennung gilt nur in dieser Praxis. Eine andere Praxis erhält für dieselbe Nummer eine eigene Kennung.
Verbunden wird über die Telefonnummer, nicht über den Namen allein. Der Vergleich läuft über einen Hash. Ist der Treffer unklar, weil an derselben Nummer zwei Namen stehen oder der Name unvollständig ist, bleibt die Zuordnung offen. Die MFA bestätigt sie in der Software. Solange der Vorgang gespeichert ist, steht die Nummer daran, weil Anruf und SMS sie brauchen.
Wie lange die Daten bleiben:
- Ein Termin verschwindet sieben Tage nach seiner Uhrzeit, der Kalendereintrag mit ihm.
- Ein Rezept oder ein Rückruf verschwindet sieben Tage, nachdem die Praxis ihn erledigt oder abgelehnt hat. Offen bleibt er liegen.
- Die Kennung und der Hash der Nummer bleiben in der Praxis, damit dieselbe Nummer später wiedererkannt wird. Aus dem gelöschten Vorgang ist die Nummer dann nicht mehr im Klartext gespeichert.
- Die Praxis kann die Zuordnung löschen lassen, etwa wenn die betroffene Person Löschung verlangt.
Die Kennung ist pseudonym und bleibt ein personenbezogenes Datum. Dieselbe Beschreibung steht in der Datenschutzerklärung.
Beteiligte Dienstleister
Für den Betrieb von Lomeva sind typischerweise folgende Parteien relevant. Details und Auftragsverarbeitung werden mit Ihrer Praxis vertraglich geregelt. Links dienen der Transparenz (Anbieterseiten und Datenschutzhinweise):
- sipgate (sipgate GmbH, Deutschland): Telefonnummern, SIP-Trunk, Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz. sipgate.de · Datenschutz sipgate
- Vapi AI: Sprach- und Dialogverarbeitung. Derzeit der zentrale Anbieter mit Verarbeitung außerhalb der EU (USA). vapi.ai · Datenschutz Vapi
- Make: Automation, etwa E-Mail zu einem Vorgang, soweit vereinbart. Verarbeitung in der EU und je nach Funktion auch in den USA. make.com · Datenschutz Make
- Hetzner: Hosting von Website und Backend in Deutschland, außerdem der SMS-Versand an Handynummern über die SMS-Schnittstelle im Webhosting. Telefonie läuft nicht über Hetzner. hetzner.com · Datenschutz Hetzner
- Zahlungsdienstleister, nur soweit im Vertrag freigeschaltet.
Regionen, AV-Verträge, Standardvertragsklauseln bei Drittlandtransfer und Löschfristen sind pro Anbieter und Konfiguration zu prüfen. Twilio und Telnyx gehören nicht zum aktuellen Telefonpfad von Lomeva.
Realistische Erwartungen
Lomeva unterstützt unter anderem:
- Strukturierte Erfassung von Terminwünschen und Verwaltungsanliegen am Telefon
- Mehrere Vorgänge derselben Person in dieser Praxis, ohne Patientenakte
- Zentralen Überblick in der Lomeva-Software (Kalender und Eingang) für die MFA
- Entlastung am Empfang, ohne Ersatz für geschultes Praxispersonal
- Optionale Weiterleitung zur Praxis für Anliegen außerhalb Termin und Rezept
Lomeva ersetzt nicht:
- Ihre MFA oder medizinische Triage
- Eine automatische Anbindung an Doctolib oder Google Kalender
- Eine Garantie freier Termine über alle parallelen Buchungskanäle
Sprach-KI kann Informationen unvollständig oder falsch erfassen. Menschliche Prüfung und klare Praxisregeln bleiben wichtig.
Vor dem Start in der Praxis
- Leistungsumfang und Grenzen schriftlich klären (siehe auch AGB)
- Telefonie über sipgate und ggf. Rufumleitung der Praxisnummer klären
- Festlegen, wer in der Praxis die Lomeva-Software bedient
- AV-Verträge und Subprozessoren (sipgate, Vapi, Make, Hetzner und ggf. weitere)
- Informationsgrundlage für Anruferinnen und Anrufer, insbesondere bei Gesundheitsbezug
- Ansprechpartner bei Störungen
Fragen zum Einstieg: Demo und Kontakt oder den System-Check auf der Startseite.