Allgemeine Geschäftsbedingungen
Gültig für alle Leistungen der AiVA Systems
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung der KI-gestützten Praxisassistenz „Lomeva“ der AiVA Systems, Justin Bamberger. Die ladungsfähige Anschrift steht im Impressum. Sie gelten für Verträge über die Leistungen der AiVA Systems. Für die öffentliche Website und die Demo im Browser gilt ergänzend Ziffer 3.
2. Leistungsbeschreibung
Die AiVA Systems bietet unter der Marke „Lomeva“ u. a. folgende KI-gestützte Praxisleistungen an:
- Terminwünsche: Entgegennahme und strukturierte Erfassung von Patiententerminwünschen über Sprachdialogsysteme. Wünsche werden im eigenen Lomeva-Kalender der Praxissoftware abgelegt. Die Praxis entscheidet in der Software über Annahme, Ablehnung oder Alternativtermin. Es erfolgt keine technische Zwangsanbindung an Google Kalender, Doctolib oder vergleichbare Fremdsysteme.
- Rezept- und Anliegen-Eingang: Sprachgestützte Vorerfassung von Rezeptanfragen und weiteren organisatorischen Anliegen im Lomeva-Eingang. Die medizinische Freigabe von Rezepten obliegt ausschließlich dem approbierten Arzt.
- Telefonie: Der Lomeva-Anrufweg nutzt sipgate (sipgate GmbH, Deutschland) für Rufnummern und SIP-Anbindung. Die bekannte Praxisnummer kann bestehen bleiben und per Rufumleitung bzw. Anbindung auf diesen Weg zeigen. Sprachdialog und Stimme laufen über Vapi AI (derzeit typischerweise mit Verarbeitung in den USA). Twilio und Telnyx gehören nicht zum aktuellen Telefonpfad. Im Gespräch kann Lomeva bei anderen Anliegen eine Weiterleitung zur Praxis anbieten, sofern konfiguriert. Weitere Transparenz: Positionierung und Datenflüsse, Anbieter: sipgate.de, vapi.ai.
- Hinweise bei Notfällen: Reaktion auf im Gesprächskonzept definierte Notfallsignale mit Hinweis auf den Notruf 112. Es erfolgt keine automatische Wählung der 112 durch das System. Siehe Ziffer 5.
- Praxissoftware: Nach Vertragsbeginn erhalten autorisierte Personen Zugang zur Lomeva-Software. Die Vergütung rechnen wir nach dem Angebot ab, in der Regel per Rechnung. Übersichten können in der Software bereitstehen. Lomeva ist kein Ersatz für ein Praxisverwaltungssystem (PVS). Die pseudonymisierte Patienten- und Vorgangsverwaltung verbindet Vorgänge derselben Person nur innerhalb dieser Praxis. Ein Termin wird sieben Tage nach seiner Uhrzeit gelöscht. Ein Rezept oder ein Rückruf wird sieben Tage gelöscht, nachdem die Praxis ihn erledigt oder abgelehnt hat. Die interne Kennung bleibt, bis die Praxis ihre Löschung verlangt oder der Vertrag endet. Lomeva stellt keine Diagnose, signiert kein E-Rezept und ersetzt kein Praxisverwaltungssystem. Die Freigabe eines Rezepts bleibt bei der Praxis. Einzelheiten: Datenschutzerklärung.
- Rückmeldungen an Anrufer: Benachrichtigungen nach MFA-Entscheidung (z. B. SMS oder Rückruf) erfolgen nach dem im Vertrag vereinbarten Leistungsumfang.
3. Vertragsschluss und Nutzung
Der Vertrag über die Nutzung von Lomeva kommt durch Annahme eines Angebots der AiVA Systems bzw. durch Vereinbarung der konkret beschriebenen Leistung zustande. Auf der Website gibt es keinen Bestellbutton und keinen Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags. Die Nutzung der Demo auf der Webseite begründet kein Vertragsverhältnis und ist unverbindlich. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist eine eigene Unterlage und wird vor der produktiven Verarbeitung von Patientendaten geschlossen.
Demo im Browser (/demo): Termin-, Rezept- und Notfall-Eingaben in der
öffentlichen Demo werden nicht in den produktiven Lomeva-Kalender, den Eingang oder andere
Praxissysteme übernommen. Der Server verwirft derartige Testdaten unmittelbar; es werden keine echten Patientendaten
aus der Demo für den Praxisbetrieb gespeichert.
Der vertragliche Einsatz von Lomeva ist für medizinische Einrichtungen bestimmt (Arztpraxis, MVZ o. ä.). Die öffentliche Website und die Demo im Browser darf jeder besuchen. Die Demo begründet keinen Vertrag.
4. Pflichten des Nutzers
- Der Nutzer stellt sicher, dass Anrufende zu Beginn erfahren, dass sie mit einem Sprachassistenten sprechen und nicht mit einem Menschen an der Anmeldung. Das folgt auch aus der Transparenzpflicht für KI-Systeme, die mit Menschen sprechen (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689, anwendbar seit dem 2. August 2026). Ob der live geschaltete Assistent diesen Satz spricht, ist in diesem Text nicht als geprüft behauptet.
- Der Nutzer stellt gegenüber Patientinnen und Patienten eine zulässige Rechtsgrundlage sicher. Soweit eine Einwilligung nötig ist, holt er sie ein. Die Wahl der Grundlage liegt bei der Praxis.
- Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Der Nutzer darf Lomeva nicht für missbräuchliche, rechtswidrige oder diskriminierende Zwecke einsetzen.
5. Haftung und Notfälle
Wichtiger Hinweis: Hinweise bei Notfällen in Lomeva sind ein automatisiertes Unterstützungssystem im Dialog und kein Ersatz für medizinisches Fachpersonal oder den Notruf 112.
Für Schäden aus Leben, Körper oder Gesundheit sowie für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit haften wir nach den gesetzlichen Vorschriften. Im Übrigen haften wir bei leichter Fahrlässigkeit nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Ein Restrisiko bleibt insbesondere, wenn:
- eine Notfallsituation durch das System nicht erkannt wird,
- eine konfigurierte Praxisautomation bei Notfällen ausfällt oder verzögert wird,
- Patienten sich ausschließlich auf die KI verlassen, ohne den Notruf selbst zu kontaktieren.
Im Zweifelsfall gilt stets: Notruf 112 direkt anrufen. Lomeva ergänzt medizinische Abläufe, sie ersetzt sie nicht.
6. Verfügbarkeit und Wartung
Die AiVA Systems strebt eine Verfügbarkeit von 99,5 % pro Monat an. Das ist ein Ziel, keine zugesicherte Verfügbarkeit. Geplante Wartungsfenster werden mindestens 24 Stunden im Voraus angekündigt, soweit uns das möglich ist. Ansprüche bei Ausfällen richten sich nach Ziffer 5.
7. Preise und Zahlung
Die Vergütung ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der vereinbarten Preisliste. Die AiVA Systems macht von der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG Gebrauch. Die angegebenen bzw. vereinbarten Preise sind Endpreise. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum fällig.
8. Kündigung
Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen. Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail genügt). Nach Vertragsende löschen oder geben wir personenbezogene Daten innerhalb von 30 Tagen zurück, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht, etwa für Rechnungen. Die automatische Löschung der Vorgänge nach sieben Tagen läuft unabhängig davon. Die interne Kennung löscht dieser Lauf nicht. Ihre Löschung zum Vertragsende ist ein manueller Schritt, keine Schaltfläche in der Praxissoftware und kein eigener Timer. Eine Selbstbedienung zum Export aller Vorgänge ist nicht eingebaut. Solange die Daten noch da sind, stellen wir sie der Praxis auf Anfrage in einem üblichen Format bereit.
9. Recht und Gerichtsstand
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gegenüber Kaufleuten und juristischen Personen des öffentlichen Rechts ist Gerichtsstand Frankfurt am Main. Gegenüber Verbrauchern gelten die gesetzlichen Gerichtsstände. Wir sind nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
10. Unwirksame Bestimmungen
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. Zwingendes Recht, insbesondere zur Haftung, bleibt unberührt.