Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
AiVA Systems
Justin Bamberger
Ben-Gurion-Ring 32
60437 Frankfurt am Main, Deutschland
E-Mail (Datenschutz & allgemein): contact@lomeva.de

Datenschutzfragen richten Sie bitte an diese Adresse. Ein Datenschutzbeauftragter ist für AiVA Systems derzeit nicht zu bestellen. Sollte das gesetzlich erforderlich werden, stehen die Kontaktdaten an dieser Stelle.

2. Grundsätze & Rechtsgrundlagen (Übersicht)

AiVA Systems verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe der DSGVO und des BDSG. Über die Website erfolgt die Verarbeitung nur insoweit und solange wie für das jeweilige Angebot erforderlich (Datenminimierung und Zweckbindung). Maßgeblich sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen), soweit Sie unsere Dienste anfragen oder nutzen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Betrieb, zur IT-Sicherheit und zur Dokumentation unseres berechtigten Interesses.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie einwilligen (z. B. optionale Fehlerdiagnose in der Demo). Für den Einsatz bei einer Arztpraxis legt die Praxis die Rechtsgrundlage gegenüber Patientinnen und Patienten fest.

3. Hosting & Server-Logdaten (Website)

Die öffentliche Website unter www.lomeva.de (einschließlich Demo und rechtlicher Texte) wird bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland) betrieben. Beim Aufruf werden dafür technische Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite), soweit das für Auslieferung und Sicherheit erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Sprachdemo im Browser nutzt zusätzlich Vapi (siehe Abschnitt 4). Beim Vertragseinsatz in einer Praxis kommen sipgate (Telefonie), Vapi (Sprach-KI), die SMS-Schnittstelle von Hetzner und ggf. Make hinzu (siehe Abschnitt 4 sowie Positionierung und Datenflüsse). Die Auslieferung dieser Website erfolgt über die genannte Hetzner-Infrastruktur in Falkenstein.

Weitere Informationen: Datenschutz bei Hetzner. Aufbewahrung von Server-Logs: in der Regel begrenzte Fristen; Details auf Anfrage.

4. Sprachverarbeitung & KI-Assistenz

Auf dieser Website können Sie die Demo im Browser nutzen. Dabei wird Ihre Sprache über das Mikrofon verarbeitet, damit die KI-Assistenz antworten kann. Für den späteren Einsatz bei Arztpraxen gelten zusätzlich die vertraglichen Vereinbarungen mit der jeweiligen Praxis (Absatz am Ende dieses Abschnitts).

Demo und Website, für Sie als Besucher:

• Verschlüsselte Übertragung: Der Aufruf der Website und der Demo erfolgt über HTTPS (TLS-Verschlüsselung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern bzw. den eingebundenen Sprachdiensten).
• Keine dauerhafte Speicherung von Gesprächsaufnahmen auf Ihrem Gerät: Wir halten keine Sprachaufzeichnungen dauerhaft in Ihrem Browser oder auf Ihrem Endgerät vor. Technische Angaben zur Demo-Nutzung (z. B. verbrauchte Demo-Zeit) werden nur in dem in Abschnitt 6 beschriebenen Umfang gespeichert.
• Verarbeitung durch Vapi AI: Die Sprachverarbeitung in der Demo erfolgt über den Anbieter Vapi AI (vapi.ai). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Demo (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); durch Start der Demo willigen Sie in die für die Funktion erforderliche Mikrofon-Nutzung ein. Weitere Informationen: Datenschutz bei Vapi.
• Speicherdauer bei Vapi: Aufbewahrung und Löschung richten sich nach den Einstellungen, die wir bei Vapi gesetzt haben, und nach dem Vertrag mit Vapi. Besucher können diese Fristen nicht selbst ändern.
• Standorte und weitere Dienstleister (Vapi): Die Sprachverarbeitung läuft über Infrastruktur von Vapi mit Bezug zu den USA. Vapi kann dafür weitere Unterauftragnehmer einsetzen, insbesondere für Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme. Auch diese sitzen typischerweise außerhalb der EU, oft in den USA. Vapi ist damit der zentrale Anbieter mit Drittlandbezug für Sprache. Für einen Produktivbetrieb mit Patientendaten schließen wir mit Vapi eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und stützen die Übermittlung in die USA auf die dort vorgesehenen Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, soweit sie im konkreten Vertrag enthalten sind.

Einsatz in der Praxis (Vertrag mit einer Arztpraxis): Wenn Lomeva bei einer Praxis produktiv eingesetzt wird, regeln wir Dienstleister, Löschfristen und Rollen in einem Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Praxis. Die Praxis bleibt gegenüber Patientinnen und Patienten für die Wahl der zulässigen Rechtsgrundlage zuständig. Der typische Anrufweg ist:

• Telefonie: Rufnummern und SIP-Anbindung über sipgate (sipgate GmbH, Deutschland). sipgate.de · Datenschutz sipgate. Twilio und Telnyx gehören nicht zum aktuellen Lomeva-Telefonpfad.
• Sprach-KI: Dialog und Stimme über Vapi AI (siehe oben, derzeit USA-Bezug).
• Praxissoftware und Backend: Speicherung strukturierter Vorgänge (Termin- und Rezeptwünsche) auf unserer Infrastruktur bei Hetzner in Deutschland. Dieselbe Praxis erkennt mehrere Vorgänge einer Person über die pseudonymisierte Patienten- und Vorgangsverwaltung (Abschnitt 7). Soweit vereinbart, laufen Benachrichtigungen und Automationen über Make (make.com · Datenschutz Make). Make kann Daten in der EU und, je nach Konto und Funktion, auch in den USA verarbeiten.
• SMS: Kurznachrichten an eine Handynummer laufen über die SMS-Schnittstelle von Hetzner im Webhosting, in Deutschland. sipgate verschickt diese SMS nicht. Übermittelt werden die Handynummer, der Kurztext und der Absendername Lomeva. Eine Antwort auf die SMS ist nicht eingerichtet. Geht bei einem Handy niemand ran, enthält die SMS die Rückrufnummer der Praxis. Schlägt der Versand fehl, folgt einmal ein Anruf über sipgate und Vapi. Festnetz bleibt beim Anruf. Datenschutz bei Hetzner.

Einzelheiten zum Ablauf: Positionierung und Datenflüsse.

5. Medizinischer Bereich & besondere Datenkategorien

Dieser Abschnitt betrifft vor allem den Vertragseinsatz von Lomeva in Arztpraxen, nicht die öffentliche Website-Demo.

AiVA Systems adressiert typischerweise Praxen als Auftraggeber. Gesundheitsdaten gehören im Verhältnis zwischen Praxis und Patientinnen und Patienten zu Art. 9 DSGVO. Vertraglich zwischen Praxis und uns regeln wir die Verarbeitungsrollen. Grundsätzlich gilt:

• Bei einer Verarbeitung im Auftrag durch uns ist die Rechtsgrundlage zwischen Praxis und Betroffenem gesondert nachzuweisen (z. B. Einwilligung, Bereich der Versorgung Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit nationalem Recht; die Wahl liegt bei der jeweiligen Praxis).
• Keine Weitergabe personenbezogener Daten durch uns an nicht berechtigte Dritte.
• Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO.
• Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) mit der Praxis, bevor Patientendaten produktiv verarbeitet werden. Dieser Vertrag ist eine eigene Unterlage und liegt nicht als fertiger Text auf dieser Website.
• § 393 SGB V erlaubt Cloud-Verarbeitung von Sozial- und Gesundheitsdaten nur unter weiteren Voraussetzungen, darunter ein Standort im Inland, in der EU oder einem gleichgestellten Staat, eine Niederlassung der verarbeitenden Stelle im Inland, angemessene Sicherheitsmaßnahmen und ein aktuelles C5-Testat Typ 2 (seit dem 1. Juli 2025; davor und in einer Übergangsfrist für neu in Verkehr gebrachte Systeme Typ 1). Ein deutsches Rechenzentrum allein erfüllt das nicht. Für den von uns betriebenen Server, für Vapi und für Make liegt uns kein C5-Typ-2-Testat vor, das diese Systeme abdeckt. Eine Praxis darf den heutigen Aufbau deshalb nicht als Erfüllung von § 393 SGB V verstehen.

6. Cookies & Speicher im Browser

AiVA Systems setzt keine werblichen Tracking-Cookies ein. Für die Darstellung dieser Website können technisch notwendige Daten im Sitzungskontext anfallen (z. B. Zustand im geöffneten Tab).

Auf der Demo im Browser (/demo) speichern wir in localStorage nur eine anonyme Kennung und die verbrauchte Demo-Gesprächszeit (derzeit maximal 1 Minute pro Browser), um Missbrauch und Kosten der Sprach-API zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an wirtschaftlichem Betrieb der Demo).

Keine Praxisdaten in der Demo: Wenn Sie in der Demo einen Termin oder ein Rezept durchspielen, werden diese Anfragen nicht in den produktiven Lomeva-Kalender, den Software-Eingang oder Fremdsysteme (z. B. Google Kalender, Doctolib) übernommen. Technische Zwischeneinträge auf dem Server (z. B. zur Slotprüfung) werden sofort wieder gelöscht. Es entstehen dort keine dauerhaften Patientendaten aus der öffentlichen Demo.

7. Betroffenenrechte & Speicherdauer

Gegenüber AiVA Systems bestehen unter den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), soweit wir auf eine Einwilligung gestützt verarbeiten

Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, etwa die optionale Fehlerdiagnose in der Demo. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht. Die Website trifft keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber Ihnen (Art. 22 DSGVO).

Pseudonymisierte Patienten- und Vorgangsverwaltung

Im Vertragseinsatz bei einer Praxis führt Lomeva keine Patientenakte und kein abrufbares Patientenprofil. Damit Termin, Rezept und Rückruf derselben Person in dieser einen Praxis zusammengehören, vergibt das Backend eine zufällige interne Kennung, zum Beispiel PAT-8F29A1. Die Kennung gilt nur für die Praxis, in der der Vorgang entstanden ist. Dieselbe Telefonnummer erhält in einer anderen Praxis eine andere Kennung. Es gibt keine praxisübergreifende Verknüpfung und keine öffentliche Liste.

Die Zuordnung prüft die Telefonnummer über einen Hash. Der Name allein verbindet keine Vorgänge. Stimmen Nummer und Name nicht zusammen, oder ist der Name unvollständig, legt das System nichts automatisch zusammen. Die Praxis bestätigt die Zuordnung in der Software. Solange der Vorgang gespeichert ist, steht die Telefonnummer an diesem Vorgang, weil Anruf und SMS sie brauchen. Name, Anliegen und Terminzeit stehen ebenfalls am Vorgang, nicht in einer eigenen Akte. Die Kennung ist pseudonym und bleibt ein personenbezogenes Datum.

Löschung der Vorgänge in der Praxissoftware:

• Ein Termin wird sieben Tage nach der genannten Uhrzeit gelöscht, einschließlich des Eintrags im Lomeva-Kalender.
• Ein Rezept oder ein Rückruf wird sieben Tage, nachdem die Praxis ihn als erledigt oder abgelehnt markiert hat, gelöscht. Solange er offen ist, bleibt er liegen.
• Die interne Kennung und der Hash der Telefonnummer bleiben in dieser Praxis, damit ein späterer Anruf derselben Nummer wiedererkannt wird. Der Klartext der Nummer aus dem gelöschten Vorgang ist dann nicht mehr gespeichert. Ein Timer löscht diese Kennung nicht. Sie wird auf Weisung der Praxis oder zum Vertragsende gelöscht. Das ist ein manueller Schritt, kein automatischer Lauf.
• Zeilen ohne Telefon-Hash, an denen kein Vorgang mehr hängt, werden beim selben Lauf entfernt.
• Getrennt davon gibt es eine kurze Zwischentabelle für Kalenderbuchungen. Im Programmcode ist die Voreinstellung eine halbe Stunde nach Terminende. Die Produktionsvorlage nennt sechs Stunden. Den live gesetzten Wert haben wir für diesen Text nicht aus der Serverkonfiguration gelesen.
• Eine Installation, die 180 Tage nicht mehr gesehen wurde, fällt aus der Installationsliste.
• Technische Wartungsereignisse bleiben 30 Tage. Sie sollen keine Patientennamen, keine Telefonnummern und keinen Vorgangstext enthalten. Die Filterung ist eine Programmregel, kein Beweis, dass nie ein Feld durchrutscht.

Gespräch, Audio und Text

Lomeva speichert in der Praxisdatenbank keine Audiodatei des Gesprächs. Am Ende eines ausgehenden Anrufs kann ein Textprotokoll ankommen, damit das System entscheidet, ob eine SMS nötig ist. Dieses Protokoll wird dabei nicht als Gesprächsabschrift in den Vorgang geschrieben. Gespeichert werden die strukturierten Angaben, die der Vorgang braucht, etwa Name, Anliegen, Zeitpunkt und Telefonnummer. Ob Vapi Audio oder Text länger behält, richtet sich nach dem Vertrag mit Vapi. Den live Stand dieser Fristen haben wir hier nicht erneut abgefragt. Eine Aufzeichnung im Sinne einer bei uns liegenden Tondatei findet nicht statt. Das ist keine Aussage über die Speicherung bei Vapi, sipgate oder dem Sprachmodell.

Weitere Speicherfristen, etwa für Server-Logs oder für Verarbeitungen bei sipgate, Vapi, Hetzner und Make, richten sich nach dem jeweiligen Dienst und der dort gesetzten Aufbewahrung. Für Website-Besucher und die Demo gelten die Abschnitte 3, 4 und 6. Im Rahmen eines Vertrags mit einer Praxis oder auf Anfrage unter contact@lomeva.de geben wir weitergehende Auskunft. Sie erreichen uns auf zwei Wegen: per E-Mail an diese Adresse oder über den Systemcheck auf www.lomeva.de. Den Systemcheck öffnen Sie im Header der Startseite oder weiter unten auf derselben Seite. Dort können Sie Ihre Praxis eintragen, das System prüfen lassen und direkt mit uns in Kontakt treten.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für AiVA Systems mit Sitz in Frankfurt am Main ist in Hessen der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden. Aktuelle Kontaktmöglichkeiten: datenschutz.hessen.de.

9. Verschlüsselung & Sicherheit

Der Aufruf der Website erfolgt per HTTPS (TLS zwischen Browser und Server). Dieselbe Transportverschlüsselung gilt für die Aufrufe der Praxissoftware zum Server. Die SQLite-Datei der Vorgänge ist durch das Programm nicht zusätzlich verschlüsselt. Eine lokale Sicherung ist eine Kopie dieser Datei mit Prüfsumme. Eine Übertragung der Sicherung an einen zweiten Ort ist vorbereitet und standardmäßig aus. Sie ist kein Nachweis, dass eine Kopie angekommen ist. Wir nennen hier kein ISO-Zertifikat und kein C5-Testat für Lomeva. Ein Testat von Hetzner für eigene Produkte deckt weder unseren eingerichteten Server noch Vapi oder Make ab.

10. Extern eingebundene Ressourcen

Für den Betrieb dieser Website werden folgende Drittanbieter eingebunden:

• Google Fonts (fonts.googleapis.com / fonts.gstatic.com): Ihr Browser lädt die Schrift dort; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt, auch in die USA. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Tailwind CSS (cdn.tailwindcss.com)
• Font Awesome (cdnjs.cloudflare.com) und AOS (unpkg.com), je nach Seite
• weitere CDN-Skripte nur, soweit auf der jeweiligen Seite eingebunden
• Vapi-SDK, lokal eingebunden, Verarbeitung gemäß den Bedingungen von Vapi
• Systemcheck auf der Startseite: Die Angaben gehen an den Server von AiVA Systems (Hetzner, Falkenstein) und von dort als E-Mail an contact@lomeva.de. Ein weiterer Formular-Dienst ist dafür nicht eingebunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage vor einem möglichen Vertrag).

Diese Abrufe von Schriften und Skripten starten, bevor eine Einwilligung vorliegt. Für den Zugriff auf das Endgerät verlangt § 25 TDDDG sonst eine Einwilligung, soweit der Abruf nicht unbedingt erforderlich ist. Ob Schrift und Gestaltung darunter fallen, ist nicht abschließend entschieden. Ein Einwilligungsbanner, das die Abrufe nicht anhält, wäre hier irreführend. Deshalb steht keiner. Die Abrufe selbst bleiben ein offener Punkt.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Rechtslage, Angebot oder eingebundene Dienste ändern. Maßgeblich ist die hier abrufbare Fassung mit Standangabe im Footer.